手帳はスマホで一元管理:仕事を予定通りに終わらせるスケジュール管理方法

サラリーマンと仕事

今日やらないといけないことはわかっている。タスクはすべて書き出した。でも、なぜか毎日予定通りに仕事が片付かない・・。

そんなこんなで残業ばかりしていませんか?

これから、ご紹介する方法でスケジュール管理をしていけば見違えたように仕事が片付いていきます。

予定通りに仕事が片付かない理由は、あなたの作業スピードが遅いことよりも次のような要因が大きく影響しているのです。

仕事が片付かない理由1.段取りが組めていない

2.タスク1つにかかる時間の予測が間違っている或は適当

3.そもそもタスクにどのくらいの時間がかかるのかを把握できていない

おそらく学校の授業のように、1限目は国語で課題はことわざ10個暗記、制限時間15分といった具合に誰かに決めてもらえれば、あなたはできるはずです。

という訳で、その誰かにずっとついてもらうことはできないので代わりにスマホアプリを活用したスケジュール管理方法で仕事をサクサク片付けていきます。

36協定に触れるギリギリまで残業していた私が、今では子供と一緒に夕飯を食べられる時間に帰宅し、こうして趣味のブログを書き綴っているのですから間違いない方法だと思います。

難しい内容ではないので気楽に読みすすめてくださいね。

こんな方におすすめ①手帳はもっているがうまく活用できていない

②提出物の締め切りに間に合わないことが多い

③5分~10分の遅刻をよくする

④タスクが終わらない

⑤あちこちにメモはするが、どこに書いたのかわからなくなる

⑥スマホをいつも持ち歩いている

まず、スケジュールを紙の手帳で管理しているのであればスマホのスケジュール管理アプリで管理するようにして下さい。下記の理由から強く推奨します。

スマホで管理する理由いつも手元にあるので思いついた時にスケジューリングできる

万が一スマホをなくしても別のデバイスで確認可能

手書きだと字が汚くてごちゃごちゃして頭に入ってこない

いつも手元にあるので思いついた時にスケジューリングができる

スケジュール管理で大事なことの一つに、思いついた時にすぐに予定に組み込むことができるかどうかがあげられます。

あとで手帳に書こうとか、書類の隅に走り書きしたメモは忘れ去られることが多いのです。特にこの記事をご覧になっているあなたは思い当たる節があるのではないでしょうか。

手帳っていつもどこにありますか?

仕事中のデスクではキーボードの横に常駐できているかもしれませんが、移動のとき特に通勤の電車の中ではカバンに入っているかと思います。

「あ、あれしなきゃ」とか「そういや、見積の提出はいつまでだっけ」なんていうことを通勤の電車の中で頭によぎることが多くあります。

そういったときにすぐに手帳で確認し、漏れがあれば新たにスケジューリングしなければなりません。カバンを片手にもった状態で手帳を取り出しボールペンで記入するのは中々面倒です。満員電車だとほぼやりません。

その点スマホであれば片手で操作ができ、いつもポケットにあるので思いついた時にスケジューリングができるはずです。

万が一スマホをなくしても別のデバイスで確認可能

紙の手帳は紛失したら予定がわからなくなりますが、googleカレンダーに代表されるようなスマホアプリはスマホ自体をなくしても記録は残っていますので、例えばパソコンで自分のアカウントでログインすれば問題なくリカバリーできるのです。

通常使いでもスマホ、パソコン、タブレット等どのデバイスでも確認できてとても便利です。

手書きだと字が汚くてごちゃごちゃする

字がきれいで、美しく手帳が管理できている方は読み飛ばしてほしいのですが、

急いで書いたり、間違ったものを訂正したりすると手帳がグチャグチャになって見返すのも嫌になります。見るのも嫌なのでスケジュールの確認をする回数が少なくなりがちです。

そうなるとうっかり忘れや思い違いの原因となります。

その点スマホだと見た目が綺麗で文字の配置や色が整っているので、何回見返しても苦になりませんし頭にスッと入ってくる感じがしてオススメです。

スマホでのスケジュール管理手順

それでは早速どのように運用していくのかをご紹介していきます。

ここではスケジュール管理アプリ「Refills」を使った手順となります。他のアプリでも応用可能かと思いますのでgoogleカレンダー等使いやすいもので実践してみてください。「Refills」は紙の手帳のような感覚で使える筆者オススメアプリです。無料版(Lite)は広告が入りますが使いやすいので試してみる価値ありです。

Refills Lite - カレンダー・スケジュール帳

Refills Lite – カレンダー・スケジュール帳

FUJISOFT Inc.無料posted withアプリーチ

 

押さえておきたいポイント①すべての予定には開始時間と終了時間を見込みで入れておく

②タスク機能は使わない

③予定やタスクは色分けする

④締め切りをタイトルの頭に書く

⑤タスクは終了したら色を変える

すべての予定には開始時間と終了時間を見込みで入れておく

例①はある1日のスケジュールです。午前中にA社に商談に行き、帰社後タスクを3つ片づけるものです。いかがでしょうか。予定がかなり少なく見えますね。余裕がありもっと予定やタスクを入れられそうです。

例②は先ほどの例①とまったく同じスケジュールです。入力の仕方を工夫し、予定やタスクにどれだけの時間がかかるかを予測し目安で開始時間と終了時間を入力しています。また、タスクは実施する順番と何時からとりかかるのかを記載しています。

例①と比べて予定が詰まっている印象ですね。夕方に1つ、軽い内容なら2つタスクが入れられるかなといったところでしょうか。

実際にかかる時間を考えず、どんどん予定を入れてしまうとタスクをこなすことが出来ず仕事が溜まっていきます。これを防ぐには予定を入れる時に、実際にどれだけの時間がかかるのかを見積り実施する時間をスケジュール上で確保していくことが必要となります。

例②のようにして、予定を記入する度にいつやるのか、どれだけ時間がかかるのかを考えながらスケジューリングしていけば無理のない計画が立てやすくなります。

タスク機能を使わない

Refillsだけでなく大体のスケジュール管理アプリにはタスク機能(TO DO機能)が備わっています。やらなくてはいけないことを管理できて便利な機能なのですが、あえてこれを使いません。例①はタスク機能を使ってTO DOリストを入力しています。やる内容は箇条書きで見やすいのですが、どれだけ時間がかかるのか?いつやるのか?が指定できません。これでは時間管理が苦手な人にとっては不十分だといえるでしょう。

例②ではタスク機能は使っていません。代わりにスケジュール機能から入力しています。こうすることで何時から何時という風に時間を指定することができます。

予定やタスクは色分けする

商談や会議といった予定とタスクをどちらもスケジュール機能で入力すると予定なのかタスクなのか判別がつかなくなります。当然ながらこれらは分けて管理したいのでタイトルに色をつけてカテゴリー分けします。予定の編集から予定の詳細画面に行き色選択を押します。すると、表示内容を好きな色に変更することができます。例②ではタスクを赤、予定はデフォルトの青としました。これにより予定とタスクが区別でき、それ以外に例えばプライベートや予定は緑といったように自分で分かりやすい色分けをしてください。

締め切りをタイトルの頭に書く

これは単純だけど効果絶大です。タスクを見ると同時に締日がいつなのかわかるので、スケジュールを組むときに直感的に実施日を決定できてとても便利です。

タスクは終了したら色を変える

タスクが終了したら自分で決めた完了済の色に変更します。これも予定の詳細画面から色選択肢を行います。紙の手帳を使っていた時には、手書きのタスクリストを終了する度にタスクに横線を引いて消していました。一つ終わる度のあの瞬間が快感でしたがスマホで管理するようになってからはグレーに色を変えることで同じ感覚を感じられています。

まとめ

ここまでご紹介したスマホでのスケジュール管理方法を実践頂けると仕事がサクサク片付いていくはずです。ここで重要なポイントをもう一度おさらいです。

●スケジュール管理はスマホに一元化する
●タスクは思いついたらすぐにスケジューリングする
●タスクはいつやるのか?どれぐらいの時間がかかるのかを明確にする

仕事が遅い原因は作業スピードが遅いことよりも、予定していた時間と実際の作業時間との乖離(かいり)が積み重なることで生じる作業の遅れであることのほうが多いです。

逆にいうと実態にあった作業スケジュールを組めるようになると仕事が早い人になれるのです。

コメント