ビジネスマンであれば毎日といっていいほどやり取りしているメール。
社内外での連絡伝達ツールとして、あるいはそれ以上のコミュニケーションツールとして大きな役割を担っていますが、毎日使って目に触れるものですので送り手の、人となりをうかがい知ることができるのではないでしょうか。
そんな毎日使っているメールで、なぜかなんだかイラついてしまう内容について取り上げたいと思います。
私の心が狭いだけかもしれませんがご参考までに軽い気持ちで読んで下さい。
１．身の丈にあっていない難しい言葉を使う
直接会って話すときは、「～っす」「まじっすか」なんて言ってる小僧がメールではやたらと硬い表現を使うと違和感を覚えて内容が入ってこない時があります。
自分のことを小職やら小生と書く人がたまにいます。
正しいんだけどね、正しいんだけどなんか鼻についてしまう。内容にもよるのかなぁ。飲み会の出欠をいついつまでに小職まで返信くださいみたいなやつ。
私とか名前でよくないかなって思います。特に社内はね。
２．リンクを貼っていない
生産計画をいつまでにご入力ください。よく見る依頼メールですが、保存先のリンクは貼ってほしいところです。
保存先を手打ちで書くほうが面倒だと思うのでハイパーリンクを使って下さい、先輩。
３．急ぐ必要もないのに”取り急ぎ”乱用
本当に急を要す報告メールであればいいのですが、毎回ことあるごとに取り急ぎご報告してくる人がいます。
文章の〆として使い勝手がよいのでしょうが、給茶機のお茶の種類が増えたくらいの内容はとり急がなくてもいいです。
あまりにも急ぎ報告してくるのであだ名は忍びの者と呼ばれています。
４．散見されます
これは割と真面目にイラつくやつです。散見されますのワードが強いのか、この言葉を使う人が嫌いなのか。
「誤字脱字が散見されます」みたいな書き方です。指摘の内容をよくよく見返してみるとさほど散見されないときに怒りを覚えます。
５．宛先が多すぎて誰に宛てたものか曖昧
会議の開催日時のような全員が共通するお知らせであればよいのですが、問い合わせや依頼内容にもかかわらず宛先とCCが多すぎて、誰に問い合わせているのか誰宛の依頼なのかとても曖昧なものは困惑してしまいます。
誰宛なのか曖昧なので、自分が依頼されているとは思わず誰もレスポンスしないお見合い状態に陥ります。
宛先が多いのは仕方ないとしても、誰に依頼しているのかは冒頭に「〇〇様」として指定するようにお願いしたいところです。
相手にイラつかれないメールとは
ここまでイラっとくるメールについて書いてみましたが、イラつかれないメールとは何なんでしょうか。
私も含めて書いている本人は気づかないことがあるのでメールを受け取ったときに、この言い回しは失礼だなとか、読みにくいから改行した方がいいとか客観的に感じたことを自分がやらないように気をつけることが大事ですね。
反面教師的に悪いメールばかり気にするのではなく、逆に受け取って心地よいメールも参考にしていくとよいです。受け取って心地よいメールは相手にわかりやすく書かれていて、内容が的確であることが共通しています。
まとめると読む相手に配慮する気持ちが文章に現れるものと心得ることでイラっとくるメールを送ることは回避できるでしょう。